Projektzeit und Kundenabrechnung
Zeiterfassung für Agenturen und Beratung: vom Projekt zur Rechnung
Von Stefan Ploskov
Aktualisiert am 10. August 2026
Agenturen und Beratungen brauchen mehr als einen Stundenzähler. Erst die Verbindung aus Kunde, Projekt, Abrechenbarkeit, Stundensatz und kontrollierter Rechnungsübernahme verhindert verlorene Leistungen und doppelte Abrechnung. Auch bei Pauschalprojekten bleibt die tatsächliche Zeit wichtig, weil sie die Projektmarge erklärt.
Kunde & Projekt
Bestätigte Zeiten
Rechnungsentwurf
Ein konsistenter Datenfluss ersetzt monatliche Copy-and-paste-Listen, die fachliche Freigabe bleibt beim Menschen.
Grundlage
Vier Verbindungen, die im Alltag tragen
- 01
Kunde, Projekt und Leistung verbinden
Jeder Eintrag braucht einen eindeutigen Kontext, damit Stunden später ohne Rätsel dem richtigen Auftrag zugeordnet werden können.
- 02
Abrechenbarkeit sichtbar machen
Kundenarbeit, interne Zeit und nicht verrechneter Projektaufwand müssen getrennt bleiben, ohne Daten aus verschiedenen Listen zusammenzuführen.
- 03
Stundensätze kontrolliert anwenden
Sätze können sich nach Kunde oder Projekt unterscheiden. Vor der Rechnung muss klar sein, welcher Satz für den Eintrag gilt.
- 04
Doppelte Abrechnung verhindern
Bereits übernommene Zeiten sollten eindeutig als abgerechnet markiert sein und nicht erneut in einer späteren Auswahl erscheinen.
Nach Preismodell
Zeiterfassung bleibt auch ohne Stundenrechnung nützlich
Abrechnung nach Aufwand
Bestätigte Stunden und vereinbarte Sätze bilden die Grundlage der Rechnung. Beschreibungen und Leistungszeitraum müssen für den Kunden verständlich bleiben.
Fixpreis oder Retainer
Die Rechnung folgt dem vereinbarten Preis, während die interne Zeit zeigt, ob Aufwand und Marge noch zum Plan passen.
Gemischtes Modell
Grundpaket und Zusatzleistungen müssen getrennt gekennzeichnet sein, damit nur freigegebene Mehrarbeit zusätzlich verrechnet wird.
Monatsabschluss ohne Listenchaos
Fünf Schritte von der Woche zum Rechnungsentwurf
- 01
Laufend erfassen
Timer oder manuellen Eintrag direkt dem richtigen Kunden und Projekt zuordnen. Kurze, verständliche Leistungsnotizen ergänzen.
- 02
Woche prüfen
Fehlende Einträge ergänzen, Abrechenbarkeit korrigieren und unklare Projektzuordnungen klären, solange der Kontext frisch ist.
- 03
Abrechnungszeitraum wählen
Zum Monats- oder Projektabschluss nur offene, bestätigte Einträge des relevanten Kunden auswählen.
- 04
Positionen verdichten
Detailzeiten sinnvoll zu verständlichen Rechnungspositionen zusammenfassen und Leistungszeitraum sowie Stundensatz kontrollieren.
- 05
Entwurf freigeben
Rechnungsangaben, Positionen und bereits verrechnete Leistungen prüfen. Erst danach wird das Dokument ausgegeben oder versendet.
Projektsteuerung
Drei Werte reichen für einen ehrlichen ersten Blick
- Erfasste Gesamtzeit: zeigt den tatsächlichen Aufwand des Projekts.
- Abrechenbare oder im Preis enthaltene Zeit: zeigt die wirtschaftlich zugeordnete Kundenleistung.
- Nicht verrechnete Projektzeit: macht Kulanz, Nacharbeit und Überschreitungen sichtbar.
Für die Begriffe und eine konsistente Berechnung hilft der Leitfaden zu abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten.
Software-Prüfliste
Darauf sollten kleine Agenturen und Beratungen achten
- Kunden, Projekte und Leistungen sind eindeutig miteinander verknüpft.
- Abrechenbare, interne und bereits abgerechnete Zeiten bleiben unterscheidbar.
- Stundensätze lassen sich vor der Rechnungsfreigabe kontrollieren.
- Einträge können gesammelt ausgewählt und zu verständlichen Positionen verdichtet werden.
- Pauschalprojekte lassen sich intern auswerten, ohne Stunden automatisch zu fakturieren.
- Rollen, Exporte und Aufbewahrung passen zu den tatsächlichen Anforderungen des Betriebs.
Häufige Fragen
Projektzeit und Kundenabrechnung
Welche Zeiterfassung eignet sich für kleine Agenturen?
Für kleine Agenturen ist ein Werkzeug sinnvoll, das Kunden und Projekte verbindet, abrechenbare und interne Zeit trennt, unterschiedliche Stundensätze abbildet und ausgewählte offene Einträge kontrolliert in Rechnungspositionen überführt.
Funktioniert Zeiterfassung auch bei Pauschalprojekten?
Ja. Auch wenn der Kunde einen Fixpreis bezahlt, zeigt die interne Zeiterfassung den tatsächlichen Aufwand und damit die Projektmarge. Die erfassten Stunden müssen dabei nicht einzeln auf der Rechnung erscheinen.
Kann ich für Kunden und Projekte unterschiedliche Stundensätze verwenden?
In Contaro lassen sich Stundensätze nach Kunde oder Projekt hinterlegen und bei der Rechnungserstellung übernehmen. Prüfe den übernommenen Satz vor Freigabe des Entwurfs.
Werden alle erfassten Stunden automatisch fakturiert?
Nein. Du wählst selbst aus, welche offenen Einträge in einen Rechnungsentwurf übernommen werden, und kontrollierst die Positionen vor der Ausgabe.
Ist Contaro eine branchenspezifische Wirtschaftsprüfer-Software?
Nein. Contaro bietet allgemeine Projektzeiterfassung und Rechnungsabläufe für Selbstständige und kleine Unternehmen. Branchenspezifische Prüfungsdokumentation, Kanzleiorganisation oder berufsrechtliche Spezialanforderungen sind damit nicht zugesichert.
Contaro ist eine allgemeine Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware. Prüfe branchenspezifische Dokumentations-, Berufs- und Aufbewahrungspflichten gesondert.