Zeiterfassung und Projektsteuerung
Abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten sinnvoll trennen
Von Stefan Ploskov
Aktualisiert am 10. August 2026
Nicht jede gearbeitete Stunde landet auf einer Rechnung. Die Trennung zwischen abrechenbarer Kundenleistung, interner Arbeit und bewusst nicht verrechnetem Aufwand macht Auslastung, Projektmarge und verfügbare Kapazität erst sichtbar. Entscheidend ist eine klare Regel pro Auftrag – nicht die bloße Bezeichnung der Tätigkeit.
32 h
Gesamt erfasst
24 h
Abrechenbar
75 %
Operative Quote
Beispiel: 24 abrechenbare Stunden ÷ 32 erfasste Arbeitsstunden × 100.
Beispielwoche: Alle Arbeitsstunden bleiben sichtbar, aber nur bestätigte Kundenzeiten werden für die Abrechnung ausgewählt.
Begriffe
Abrechenbar beschreibt eine Vereinbarung, nicht eine Tätigkeit
Abrechenbare Zeit
Arbeitszeit, die du laut Angebot, Vertrag oder bestätigter Zusatzleistung einem Kunden verrechnen darfst.
Nicht abrechenbare Kundenzeit
Zeit für einen Kunden oder ein Projekt, die nicht fakturiert wird – etwa Kulanz, unbezahlte Nacharbeit oder Aufwand oberhalb einer Pauschale.
Interne Zeit
Arbeit für den eigenen Betrieb, etwa Vertrieb, Administration, Weiterbildung oder interne Entwicklung.
Praxisfälle
Typische Aufgaben richtig einordnen
- 01
Direkte Kundenleistung
Konzeption, Umsetzung, Beratung oder Support, wenn diese Tätigkeit laut Angebot oder Vertrag verrechenbar ist.
- 02
Projektbezogene Abstimmung
Meetings, Dokumentation oder Recherche können abrechenbar sein – entscheidend ist die Vereinbarung mit dem Kunden, nicht die Tätigkeitsbezeichnung allein.
- 03
Interne Arbeit
Vertrieb, allgemeine Administration, Weiterbildung oder interne Produktentwicklung werden typischerweise nicht einem Kunden verrechnet.
- 04
Nicht verrechneter Aufwand
Nacharbeit, Pauschalprojekt-Überhang oder Kulanz können intern bleiben, sollten aber sichtbar erfasst werden, damit die Projektmarge nicht geschönt wird.
Kennzahl mit Kontext
Abrechenbare Auslastung konsistent berechnen
Für eine einfache operative Sicht kannst du die bestätigten abrechenbaren Stunden durch alle erfassten Arbeitsstunden desselben Zeitraums teilen. Das Ergebnis ist nur vergleichbar, wenn Teams und Zeiträume dieselben Regeln verwenden.
Beispielrechnung
24 h ÷ 32 h × 100 = 75 %
Urlaub, Krankenstand oder nicht erfasste Arbeitszeit sind in diesem vereinfachten Beispiel nicht enthalten.
Sauberer Übergang
In fünf Schritten von der Zeiterfassung zur Rechnung
- 01
Kunde und Projekt wählen
Ordne jeden Eintrag dem richtigen Auftrag zu. Interne Aufgaben erhalten ein eigenes internes Projekt statt eines fiktiven Kunden.
- 02
Abrechenbarkeit kennzeichnen
Lege beim Erfassen fest, ob die Zeit laut Vereinbarung verrechenbar ist. Unsichere Einträge werden vor der Rechnung geklärt.
- 03
Beschreibung prüfen
Schreibe nachvollziehbar, welche Leistung erbracht wurde. Eine gute interne Notiz kann später zu einer verständlichen Rechnungsposition verdichtet werden.
- 04
Zeitraum und Sätze kontrollieren
Prüfe offene Einträge, hinterlegte Stundensätze, Pauschalen und bereits abgerechnete Zeiten, bevor du auswählst.
- 05
Nur ausgewählte Zeiten übernehmen
Überführe bestätigte Einträge in den Rechnungsentwurf und kontrolliere Positionen und Leistungszeitraum vor dem Versand.
Für konsistente Daten
Fünf Regeln, die Missverständnisse vermeiden
- Abrechenbarkeit pro Auftrag oder Leistungsart schriftlich definieren.
- Unsichere Einträge vor der Rechnungsstellung klären statt automatisch fakturieren.
- Nicht verrechnete Projektzeit getrennt von allgemeiner interner Zeit auswerten.
- Pauschalprojekte trotzdem nach tatsächlichem Aufwand erfassen.
- Abgerechnete Einträge sperren oder eindeutig als verrechnet kennzeichnen.
Die Contaro Zeiterfassung unterstützt diesen Ablauf, ersetzt aber nicht die Vereinbarung mit dem Kunden.
Häufige Fragen
Abrechenbare Stunden kurz erklärt
Was sind abrechenbare Zeiten?
Abrechenbare Zeiten sind Arbeitsstunden, die nach der Vereinbarung mit dem Kunden in Rechnung gestellt werden dürfen. Ob eine Tätigkeit abrechenbar ist, hängt vom Angebot, Vertrag, Preismodell und konkreten Auftrag ab.
Was sind nicht abrechenbare oder interne Zeiten?
Das sind erfasste Arbeitszeiten, die nicht direkt einem Kunden verrechnet werden. Dazu können Administration, Vertrieb, Weiterbildung oder nicht verrechnete Nacharbeit gehören. Sie bleiben wichtig, weil sie Kapazität und Profitabilität beeinflussen.
Wie berechnet man die abrechenbare Auslastung?
Eine einfache operative Kennzahl ist: abrechenbare Stunden geteilt durch die für Kunden- und interne Arbeit erfassten Arbeitsstunden mal 100. Definiere vorher, welche Stunden im Nenner enthalten sind, und vergleiche nur konsistente Zeiträume.
Sind Meetings immer abrechenbar?
Nein. Kundenmeetings können Teil der vereinbarten Leistung sein, interne Meetings meistens nicht. Maßgeblich ist die konkrete Vereinbarung; eine pauschale Klassifizierung nach Kalenderkategorie führt schnell zu falschen Rechnungen.
Sollte ich auch nicht abrechenbare Zeiten erfassen?
Ja, wenn du Kapazität, Projektmarge oder Prozessaufwand realistisch verstehen möchtest. Ohne interne und nicht verrechnete Zeiten wirkt die Auslastung besser, als sie tatsächlich ist.
Die Abrechenbarkeit richtet sich nach deiner Vereinbarung mit dem Kunden. Dieser Leitfaden ersetzt keine Prüfung von Vertrag, Arbeitsrecht, Steuerrecht oder branchenspezifischen Dokumentationspflichten.