Rechnung schreiben als Selbstständiger oder EPU in Österreich

Die folgende Liste fasst die zentralen Merkmale nach § 11 UStG für den typischen österreichischen Geschäftsfall zusammen. Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto dürfen vereinfacht sein; für Kleinunternehmer und grenzüberschreitende Umsätze gelten eigene Regeln.

1. 01

   Dein Name und deine Anschrift

   Führe den Namen und die vollständige Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens an.

2. 02

   Name und Anschrift des Kunden

   Bei der regulären B2B-Rechnung gehören Name und Anschrift des Leistungsempfängers auf das Dokument.

3. 03

   Leistung klar beschreiben

   Nenne Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware.

4. 04

   Leistungsdatum oder -zeitraum

   Halte fest, wann du geliefert oder geleistet hast – bei laufender Arbeit mit einem klaren Zeitraum.

5. 05

   Entgelt und Steuersatz

   Zeige das Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz. Bei einer Steuerbefreiung gehört stattdessen ein Hinweis auf die Befreiung dazu.

6. 06

   Umsatzsteuerbetrag

   Weise den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag gesondert aus, wenn Umsatzsteuer anfällt.

7. 07

   Ausstellungsdatum

   Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird, ist eine eigene Pflichtangabe.

8. 08

   Einmalige, fortlaufende Nummer

   Vergib eine Rechnungsnummer, die das Dokument eindeutig identifiziert. Mehrere nachvollziehbare Nummernkreise sind möglich.

9. 09

   Deine UID, wenn erforderlich

   Bei inländischen Umsätzen mit Vorsteuerabzugsrecht ist grundsätzlich die UID des Rechnungsausstellers anzuführen. Für steuerbefreite Kleinunternehmer gelten Besonderheiten.

10. 10

    Kunden-UID in bestimmten Fällen

    Bei inländischen B2B-Rechnungen über 10.000 € brutto sowie etwa bei Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Lieferungen ist auch die UID des Empfängers relevant.

Gesetzestext im RIS öffnen

Der wichtigste Schritt passiert vor dem Ausfüllen: Erst der Geschäftsfall bestimmt, welcher Steuerhinweis und welche UID-Angaben richtig sind.

1. 01

   Geschäftsfall einordnen

   Prüfe zuerst: Kunde privat oder unternehmerisch, Inland oder Ausland, regulär steuerpflichtig, steuerbefreit oder Reverse Charge?

2. 02

   Stammdaten einsetzen

   Übernimm deine Unternehmensdaten und die Kundendaten aus einer verlässlichen Quelle. Prüfe Firmenname, Anschrift und – falls nötig – UID.

3. 03

   Leistung konkret machen

   Beschreibe, was du geliefert hast, und ergänze Menge, Stunden oder Umfang sowie das Leistungsdatum beziehungsweise den Zeitraum.

4. 04

   Beträge berechnen

   Rechne Nettoentgelt, Steuersatz, Umsatzsteuer und Bruttosumme nachvollziehbar. Bei einer Befreiung: keine Umsatzsteuer ausweisen und den passenden Hinweis anführen.

5. 05

   Prüfen, senden, ablegen

   Kontrolliere Pflichtangaben und Rechenwerte, exportiere ein lesbares Dokument und lege Rechnung sowie zugehörige Unterlagen nachvollziehbar ab.

Das Beispiel zeigt eine in Österreich steuerpflichtige Leistung zum angenommenen Steuersatz von 20 %. Die steuerliche Einordnung deines tatsächlichen Auftrags kann abweichen.

Ob du allein arbeitest, beantwortet noch nicht, wie du Umsatzsteuer verrechnest. Entscheidend sind deine steuerliche Behandlung und der konkrete Umsatz. Rechnest du eine freiberufliche Leistung unter der Bezeichnung Honorarnote ab, entstehen dadurch keine eigenen Rechnungsregeln – der Leitfaden zur Honorarnote in Österreich erklärt die Einordnung, Vorlagen und vereinfachten Fälle.

Diese Schlusskontrolle verbindet die gesetzlichen Kerndaten mit den praktischen Angaben, die Rückfragen und verspätete Zahlungen vermeiden helfen.

• Rechnungsnummer ist einmalig und dem richtigen Nummernkreis zugeordnet.
• Ausstellungsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum sind beide enthalten.
• Kunde, Land und umsatzsteuerlicher Geschäftsfall wurden geprüft.
• Leistungsbeschreibung ist konkret genug, um den Auftrag zuzuordnen.
• Netto, Steuer und Gesamtbetrag wurden noch einmal nachgerechnet.
• UID und Sonderhinweis sind dort enthalten, wo sie für diesen Fall erforderlich sind.
• Zahlungsziel und Bankverbindung sind klar angegeben, auch wenn sie nicht zur zentralen Liste des § 11 UStG gehören.
• Die Rechnung wurde als unveränderliche Versandfassung gespeichert und sinnvoll abgelegt.