Kurz erklärt
Was bedeutet Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist kein eigener gesetzlicher Rechnungstyp und wird etwa für Zoll oder Vorauskasse verwendet. Ihre Bezeichnung schützt aber nicht, wenn sie tatsächlich über eine Leistung abrechnet.
Österreichische Einordnung
Was gilt in Österreich?
Die Bezeichnung „Proforma“ allein verhindert keine umsatzsteuerlichen Folgen. Wenn ein Dokument tatsächlich über eine konkrete Leistung abrechnet, ist sein Inhalt wichtiger als die Überschrift.
Praktische Umsetzung
Was bedeutet das im Alltag?
Kennzeichne Proforma-Dokumente klar und erstelle die echte Rechnung, sobald über die Leistung abgerechnet wird.
Praxisbeispiel
So sieht das konkret aus
Proforma zuerst, echte Rechnung nach der Abrechnung
Für eine geplante Lieferung wird vorab ein klar als Proforma gekennzeichnetes Dokument über 2.000 € erstellt. Erst wenn tatsächlich über die Leistung abgerechnet wird, folgt die ordnungsgemäße Rechnung.
Abfolge im Beispiel
- Dokument
- Proforma
- Funktion
- Vorabinformation, keine endgültige Abrechnung
- Dokument
- Leistung ausgeführt
- Funktion
- Tatsächlicher Geschäftsvorfall
- Dokument
- Rechnung
- Funktion
- Endgültige Abrechnung mit Pflichtangaben
Ergebnis
Die bloße Überschrift „Proforma“ darf nicht dazu verwendet werden, ein tatsächlich abrechnendes Dokument den Rechnungsregeln zu entziehen.
Prüfliste
Darauf solltest du achten
- Zweck als unverbindliches Vorab- oder Zolldokument klar machen.
- Keine missverständliche endgültige Leistungsabrechnung erzeugen.
- Bei tatsächlicher Abrechnung eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen.
Nachweise
Quellen
Die rechtliche Einordnung dieses Artikels stützt sich auf folgende österreichische Quellen: