Was bedeutet Durchschrift?
Wer Rechnungen ausstellt, muss eine Durchschrift oder Abschrift anfertigen und sieben Jahre aufbewahren. Bei E-Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erhalten bleiben.
Was gilt in Österreich?
Aufbewahrt werden muss die tatsächlich ausgestellte oder versendete Rechnungsfassung. Ein bloßer Arbeitsentwurf reicht nicht aus, weil später nachvollziehbar bleiben muss, welche Abrechnung der Empfänger erhalten hat.
Was bedeutet das im Alltag?
Speichere die versendete Fassung unveränderbar und nicht bloß den Entwurf.
Praxisbeispiel
Gesendet wird Version 3 – archiviert wird genau Version 3
Eine Rechnung wird vor dem Versand zweimal korrigiert. Um 10:04 Uhr geht die endgültige PDF mit der Nummer 2026-041 an den Kunden.
Welche Fassung bleibt erhalten?
- Datei
- Entwurf 1
- Status
- Nicht versendet
- Aufbewahrung
- Arbeitsstand
- Datei
- Entwurf 2
- Status
- Nicht versendet
- Aufbewahrung
- Arbeitsstand
- Datei
- PDF Version 3
- Status
- Versendet
- Aufbewahrung
- Als Rechnungsabschrift aufbewahren
Ergebnis: Später ist eindeutig nachweisbar, welche Rechnungsfassung der Empfänger tatsächlich erhalten hat.
Darauf solltest du achten
- Versendete Endfassung statt bloßem Entwurf archivieren.
- Rechnungsnummer und Empfänger eindeutig zuordnen.
- Bei E-Rechnungen Lesbarkeit und Unversehrtheit erhalten.
