Kurz erklärt
Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?
Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren; bei anhängigen Abgabenverfahren kann die Pflicht länger dauern.
Österreichische Einordnung
Was gilt in Österreich?
Die Aufbewahrungspflicht soll ermöglichen, Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftsvorfälle auch später noch zu prüfen. Sie betrifft daher nicht nur einzelne Rechnungen, sondern ebenso die dazugehörigen Unterlagen und nachvollziehbaren Verknüpfungen.
Praktische Umsetzung
Was bedeutet das im Alltag?
Digitale Archivierung ist zulässig, wenn vollständige, geordnete und lesbare Wiedergabe gesichert bleibt.
Praxisbeispiel
So sieht das konkret aus
Eine Rechnung aus 2026 wird richtig archiviert
Eine Eingangsrechnung betrifft das Kalenderjahr 2026. Sie wird zusammen mit Buchung, Zahlungsnachweis und der lesbaren Originaldatei archiviert.
Aufbewahrungszeitraum im Beispiel
- Belegjahr
- 2026
- Regulär aufzubewahren bis
- 31.12.2033
- Früheste Ausscheidung
- 01.01.2034
Ergebnis
Der Beleg bleibt mindestens bis Ende 2033 verfügbar und nachvollziehbar mit Buchung und Zahlung verbunden.
Wichtig: Bei anhängigen Verfahren oder besonderen Unterlagen können längere Fristen gelten.
Prüfliste
Darauf solltest du achten
- Unterlagen grundsätzlich mindestens sieben Jahre verfügbar halten.
- Bei laufenden Verfahren eine längere Aufbewahrung berücksichtigen.
- Digitale Belege vollständig, geordnet und dauerhaft lesbar archivieren.
Nachweise
Quellen
Die rechtliche Einordnung dieses Artikels stützt sich auf folgende österreichische Quellen: