CONTARO · 50 RECHNUNGSDESIGNS FÜR ÖSTERREICH Inlandsrechnungen mit Umsatzsteuer · geprüft am 5. September 2026 WOFÜR DIE MUSTER VORBEREITET SIND Alle 50 Word-Dateien zeigen denselben steuerlichen Grundfall: eine österreichische Inlandsrechnung in Euro mit 20 % Umsatzsteuer. Die Gestaltung unterscheidet sich; die Pflichtfelder bleiben erhalten. Die Branchenbezeichnungen beschreiben das Design. Sie legen weder den Steuersatz noch eine Steuerbefreiung fest. Insbesondere das Gastro-Muster zeigt Veranstaltungsorganisation, keine Speisenabrechnung. IN WORD AUSFÜLLEN 1. Alle eckigen Klammern durch eigene Angaben ersetzen. Rechnungsnummer einmalig und fortlaufend aus dem eigenen Nummernkreis vergeben. Ausstellungsdatum und tatsächlichen Liefertag oder Leistungszeitraum eintragen. Bei unterschiedlichen Leistungsdaten diese zusätzlich bei den jeweiligen Positionen angeben. 2. Vollständigen Namen bzw. Firma und Anschrift von Aussteller und Empfänger eintragen. Die Aussteller-UID ergänzen. Die Empfänger-UID ist insbesondere bei Inlands-B2B-Rechnungen über 10.000 EUR brutto erforderlich, wenn der Aussteller im Inland ansässig ist und die Leistung für das Unternehmen des Kunden erfolgt. 3. Die drei Beispielpositionen ersetzen: Art und Umfang der Leistung bzw. Menge und handelsübliche Warenbezeichnung, Menge/Einheit und Preis. Unpassende Zeilen löschen oder weitere ergänzen. Die Musterbeträge sind keine Preisempfehlung. 4. Beträge selbst neu berechnen: Die Word-Vorlagen enthalten KEINE automatischen Rechenformeln. Mengen × Nettoeinzelpreise ergeben die Positionsbeträge. Das Beispiel ergibt 960 + 960 + 480 = 2.400 EUR netto; 20 % davon sind 480 EUR; der Gesamtbetrag beträgt 2.880 EUR. Nach Änderungen alle Summen kontrollieren. 5. Bei anderen oder gemischten Steuersätzen jede Position eindeutig zuordnen und Nettoentgelt sowie Steuerbetrag getrennt je Steuersatz ausweisen. Den Satz „Umsatzsteuer für alle Positionen: 20 %“ entsprechend ersetzen. Die tatsächliche Leistung bestimmt die Besteuerung, nicht die Branche oder der Vorlagenname. 6. Fälligkeit, Kontoinhaber, IBAN und Bankdaten einsetzen. Zahlungshinweis und Datumsfeld müssen übereinstimmen. Bankverbindung und Zahlungsziel sind nützliche Zahlungsangaben, keine allgemeinen Pflichtmerkmale nach § 11 UStG. 7. Firmenbuchangaben in der Fußzeile prüfen: Eingetragene Unternehmen ergänzen Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht; gegebenenfalls „in Liquidation“. Eingetragene Einzelunternehmer ergänzen ihren bürgerlichen Namen, wenn dieser von der Firma abweicht. Für OG/KG ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter gelten zusätzliche Angaben zu den unbeschränkt haftenden Gesellschaftern. Nicht zutreffende Felder entfernen. 8. Musterhinweis in der Fußzeile und optionale leere Felder entfernen. Keine Pflichtangaben löschen. In Word die Druckansicht und alle Seiten prüfen, anschließend als PDF exportieren. Schriftarten können auf anderen Geräten ersetzt werden; dadurch können Zeilen und Seiten anders umbrechen. KLEINUNTERNEHMERBEFREIUNG Diese Dateien sind nicht bereits als Kleinunternehmerrechnung ausgefüllt. Wird für den Umsatz die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 angewendet, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Dann sämtliche 20-%-Angaben und Steuerbeträge entfernen, Summen neu berechnen und folgenden Hinweis ergänzen: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994.“ Eine Steuerbefreiung ist nicht bloß ein Steuersatz von 0 %. Ob die Befreiung tatsächlich anwendbar ist, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Seit 2025 ist für befreite Kleinunternehmen auch eine vereinfachte Rechnungslegung möglich; die vollständigen Angaben dürfen bleiben. REVERSE CHARGE UND ANDERE SONDERFÄLLE Bei einem tatsächlich dem Reverse Charge unterliegenden Umsatz keine österreichische Umsatzsteuer ausweisen. Beide UID-Nummern und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“ aufnehmen. Alle Steuerbeträge und 20-%-Angaben entfernen und die Summen neu berechnen. Die Voraussetzungen und die richtige Behandlung des Leistungsorts gesondert prüfen. Ein Kunde im Ausland allein begründet noch kein Reverse Charge. Innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhr, Anzahlungen, Schlussrechnungen, Gutschriften, Differenzbesteuerung und weitere Sonderfälle erfordern eigene Anpassungen. Die Muster sind dafür nicht fertig eingerichtet. KLEINBETRÄGE UND ELEKTRONISCHER VERSAND Für bestimmte Inlandsrechnungen bis einschließlich 400 EUR brutto sind weniger Angaben zulässig. Die vollständigeren Muster dürfen trotzdem verwendet werden. Eine Word- oder PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung an den Bund. Beim elektronischen Versand die Zustimmung des Empfängers sowie Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicherstellen. Rechnung und zugehörige Belege entsprechend den geltenden Aufbewahrungspflichten archivieren. QUELLEN § 11 UStG 1994 – Rechnungsmerkmale und Sonderfälle: https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004873&Paragraf=11 WKO – Erfordernisse einer Rechnung: https://www.wko.at/steuern/rechnung-richtig-ausstellen USP / Bundesministerium für Finanzen – Rechnung: https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/umsatzsteuer-ueberblick/rechnung.html USP / Bundesministerium für Finanzen – Kleinbetragsrechnungen: https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/umsatzsteuer-ueberblick/weitere-informationen-zur-umsatzsteuer/vorsteuerabzug-und-rechnung/kleinbetragsrechnungen.html WKO – Kleinunternehmerregelung: https://www.wko.at/steuern/kleinunternehmerregelung-umsatzsteuer § 14 UGB – Angaben auf Geschäftspapieren: https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001702&Paragraf=14 Die Vorlagen unterstützen die Form der Rechnung. Die vollständigen, richtigen Geschäftsdaten und die steuerliche Einordnung müssen beim Ausfüllen geprüft werden; die Vorlage allein garantiert keine Rechtskonformität des Einzelfalls.